Si vous envisagez d’acheter en copropriété, vous vous posez probablement plusieurs questions, notamment ce qui a trait à sa gestion. Une copropriété opère un peu comme une entreprise ; elle nécessite de nombreuses opérations pour assurer son bon fonctionnement.
Il est important de noter qu’il existe deux types de copropriété : la copropriété divise et la copropriété indivise. Lorsque l’on parle de gestion de copropriété, on se concentre généralement sur les copropriétés divises.
C’est précisément ce dont il sera question dans cet article, dans lequel nous explorerons les coulisses de la gestion des copropriétés divises.
L’importance de la gestion de copropriété
Une gestion efficace de copropriété est essentielle, non seulement pour préserver la valeur d’un immeuble, mais également pour garantir le bien-être des copropriétaires. Elle assure le bon fonctionnement quotidien et à long terme de l’ensemble de la copropriété.
Une bonne gestion immobilière permet d’anticiper et de résoudre divers problèmes, d’assurer un entretien régulier et de prendre des décisions stratégiques éclairées. Elle favorise un cadre de vie agréable, renforce le sentiment de communauté et protège l’investissement des copropriétaires. De plus, une gestion saine et proactive contribue à la valorisation de la propriété et à la satisfaction des résidents.
Bien simplement, sans une gestion adéquate, il n’y a pas de copropriété viable.
Qui peut effectuer la gestion d’une copropriété ?
La gestion d’une copropriété implique plusieurs acteurs clés, chacun ayant un rôle distinct. Tout d’abord, il est essentiel de bien comprendre les responsabilités du syndicat de copropriété et du conseil d’administration.
1. Le syndicat de copropriété
Le syndicat de propriété regroupe tous les copropriétaires d’un immeuble, chacun détenant une part de celui-ci. En tant que personne morale, le syndicat de copropriété a pour mission d’assurer le bon fonctionnement de la copropriété.
Lors des assemblées organisées par le conseil d’administration, tous les membres du syndicat, c’est-à-dire l’ensemble des copropriétaires, sont invités à participer. Ces réunions sont essentielles pour répondre aux demandes des copropriétaires et discuter des questions importantes telles que l’approbation du budget, les travaux urgents à réaliser et l’élection des administrateurs.
Certaines décisions prises pendant ces assemblées nécessitent une majorité des voix, ce qui souligne l’importance de l’engagement de tous.
2. Le conseil d’administration
Chaque copropriété doit avoir un conseil d’administration, composé de copropriétaires élus lors des assemblées générales. Ce conseil joue un rôle central dans la gestion quotidienne de la copropriété.
Une fois les membres élus, le conseil prend en charge l’ensemble des responsabilités liées à la gestion ou il engage un gestionnaire immobilier pour le faire.
Autogestion ou gestion externe : comment bien gérer une copropriété ?
Gérer une copropriété représente un défi de taille. En effet, l’immobilier est un investissement actif qui exige un entretien régulier et une gestion continue pour préserver sa valeur. C’est pourquoi la gestion de copropriété nécessite des connaissances variées dans les domaines administratifs, financiers, techniques et juridiques.
Cela dit, il existe deux approches principales pour la gestion d’une copropriété : l’autogestion et la gestion externe par un professionnel.
L’autogestion : les copropriétaires au centre des décisions
Comme son nom l’indique, l’autogestion permet aux copropriétaires de gérer eux-mêmes leur copropriété. Dans cette optique, ce sont les membres du conseil d’administration, élus parmi les copropriétaires, qui deviennent administrateurs et assument les responsabilités liées à la gestion.
Dans certains cas, le conseil d’administration peut choisir d’élire l’un de ses membres pour agir en tant que gestionnaire bénévole. Cette personne est alors chargée de certaines tâches administratives et de coordination, mais le conseil reste tout de même collectivement responsable de la gestion globale de la copropriété.
Quels sont les avantages ?
- Coûts réduits : elle réduit les frais de gestion en évitant de rémunérer un gestionnaire externe.
- Connaissances approfondies : les copropriétaires, étant familiers avec leur immeuble, sont souvent en mesure de prendre des décisions adaptées aux besoins des résidents.
- Engagement communautaire : cela favorise un sentiment d’appartenance et améliore la communication entre les résidents.
Quels sont les inconvénients ?
- Manque d’expertise : les copropriétaires peuvent ne pas posséder les compétences nécessaires pour gérer les aspects plus complexes de la copropriété.
- Conflit d’intérêts : la proximité entre les résidents peut générer des tensions, surtout lorsque des décisions impopulaires doivent être prises.
- Charge de travail : la gestion de copropriété est très exigeante, surtout pour les administrateurs qui ont d’autres engagements.
- Manque de neutralité : les gestionnaires bénévoles peuvent avoir du mal à rester objectifs.
La gestion externe : le gestionnaire immobilier de formation
Face à la complexité des responsabilités liées à la gestion immobilière, le conseil d’administration, avec l’appui du syndicat, peut décider de faire appel à une aide externe telle qu’une firme de gestion immobilière ou un professionnel indépendant pour assurer la gestion efficace de la copropriété.
Quels sont les avantages ?
- Expertise spécialisée : le gestionnaire immobilier dispose généralement d’une formation et d’années d’expérience dans le domaine, ce qui lui permet de prendre des décisions éclairées.
- Gestion efficace : il s’occupe de tous les aspects de l’administration de la copropriété et s’assure ainsi que toutes les tâches sont effectuées correctement et dans les délais impartis.
- Neutralité : un gestionnaire externe apporte un point de vue objectif, ce qui peut réduire les conflits d’intérêts entre les copropriétaires.
- Gain de temps : en confiant la gestion à un professionnel, les copropriétaires n’ont pas à se soucier des détails quotidiens de la gestion.
Quels sont les inconvénients ?
- Coût important : engager un gestionnaire externe peut entraîner des frais importants ce qui a un impact direct sur le budget de la copropriété.
- Moins de contrôle : les copropriétaires peuvent se sentir moins impliqués dans la gestion de l’immeuble, ce qui peut réduire leur sentiment d’appartenance.
- Variabilité de la qualité : tous les gestionnaires immobiliers n’ont pas les compétences requises. Il est essentiel de choisir un gestionnaire fiable et qualifié.
Qu’est-ce que la gestion de copropriété au Québec : les 4 sphères principales
La gestion d’une copropriété au Québec implique plusieurs tâches qui varient en fonction de la taille de l’immeuble et du nombre de copropriétaires.
Il y a 4 principales sphères de gestion à considérer : la gestion administrative, financière, technique et juridique. Celles-ci sont interconnectées et nécessitent une coordination efficace pour assurer le bon fonctionnement d’une copropriété. Explorons-les.
1. La gestion administrative
La gestion administrative est un pilier fondamental de la copropriété. Elle englobe l’organisation et la coordination des activités nécessaires au bon fonctionnement de l’immeuble. Elle comprend entre autres :
- Gestion des contrats d’assurance : veiller à ce que tous les contrats d’assurance soient régulièrement mis à jour.
- Préparation des assemblées générales : organiser au moins une assemblée par an pour aborder les questions importantes et prendre des décisions collectives.
- Gestion du personnel de l’immeuble : recruter et superviser les employés, le cas échéant, pour s’assurer qu’ils répondent efficacement aux besoins de la copropriété.
- Application des règlements de la copropriété : s’assurer du respect des règles de la déclaration de copropriété par tous les copropriétaires afin de maintenir un environnement harmonieux.
2. La gestion financière
La gestion financière d’une copropriété est cruciale pour assurer sa santé économique et son bon fonctionnement. Une approche proactive permet d’anticiper les dépenses futures et de garantir la viabilité de la copropriété à long terme. Voici quelques responsabilités associées :
- Préparation du budget annuel : élaborer un budget annuel qui prend en compte à la fois les revenus et les dépenses prévues afin d’assurer une gestion équilibrée.
- Collecte des frais de condo : gérer le recouvrement des chèques de chaque copropriétaire pour le paiement des frais de condo.
- Suivi des impayés : mettre en place des procédures pour le suivi et la gestion des paiements en retard.
- Gestion de la comptabilité : tenir des livres de comptes clairs et à jour pour assurer la transparence financière et faciliter la gestion des fonds.
- Répartition des dépenses : assurer une répartition équitable des charges financières entre les copropriétaires, en tenant compte des spécificités de chaque unité.
- Gestion des fonds : administrer le fonds de prévoyance et le fonds d’auto-assurance.
3. La gestion technique
La gestion technique du bâtiment englobe toutes les activités liées à l’entretien, à la sécurité et à l’amélioration des infrastructures. Elle joue un rôle clé dans la création d’un cadre de vie sécurisé et agréable pour tous les résidents, tout en préservant la valeur de l’immeuble. Dans cette option, les gestionnaires immobiliers se chargent des tâches suivantes :
- Réalisation des cahiers de charges : élaborer des documents détaillant les besoins techniques de la copropriété pour orienter les travaux à réaliser.
- Demande de soumissions : solliciter des offres de services auprès des différents fournisseurs et veiller à comparer les options.
- Suivi des contrats : vérifier que les fournisseurs respectent les termes de leurs contrats.
- Planification des interventions : anticiper et organiser les travaux d’entretien et de réparation.
- Intervention en cas d’urgence : être prêt à agir rapidement en cas de situation d’urgence ou de sinistre afin de protéger la sécurité et le bien-être des résidents.
4. La gestion juridique
La gestion juridique d’une copropriété se focalise sur le respect des lois et des règlements en vigueur, entre autres ceux relatifs aux copropriétés au Québec. Une gestion juridique efficace est essentielle pour prévenir les conflits et protéger les droits de tous les copropriétaires. Cela implique :
- Respect des obligations légales : veiller à ce que la copropriété respecte les lois pertinentes, telles que les lois 16, 141 et 122 afin d’éviter les complications juridiques.
- Mise à jour des règlements de copropriété : adapter les règlements en fonction des évolutions législatives et des besoins des résidents.
- Représentation en justice : agir au nom du syndicat devant les tribunaux en cas de litige ou de problème légal.
Vous cherchez un gestionnaire immobilier ?
XpertSource.com peut vous aider dans vos démarches pour trouver un expert en gestion immobilière. En nous parlant de votre projet, nous vous mettrons gratuitement en relation avec les personnes-ressources adéquates. Vous n’avez qu’à remplir notre formulaire (en quelques minutes seulement) et vous pourrez être mis en contact avec des experts.
