Les propriétaires d’une copropriété divise doivent s’assurer d’avoir suffisamment d’argent pour entretenir leur partie privative, mais également les différentes parties communes de l’immeuble. C’est pour encadrer cette planification collective que le fonds de prévoyance a été mis en place.
Depuis l’entrée en vigueur du Code civil du Québec de 1994, tous les syndicats de copropriétés de la province ont le devoir de constituer un fonds de prévoyance. Cette obligation visait d’abord à combler le manque d’encadrement financier antérieur, qui pénalisait de nombreux copropriétaires.
Malgré sa mise en place, le fonds de prévoyance a longtemps été malmené, notamment parce que les syndicats n’accumulaient pas une réserve de fonds adéquate pour répondre aux besoins de l’immeuble.
Mais qu’est-ce que le fonds de prévoyance ? À quoi sert-il ? Quelle doit être la contribution des copropriétaires ? C’est entre autres sur ces questions que s’attardera cet article.
Qu’est-ce que le fonds de prévoyance pour les copropriétés divises?
La création d’un fonds de prévoyance permet au syndicat de maintenir l’immeuble en bonne condition. Il s’agit d’une réserve monétaire qui vise à anticiper le financement de certains travaux qui devront être faits, à court, moyen ou long terme, dans les parties communes de la copropriété. On y accumule les sommes qui seront éventuellement requises en fonction de la durée de vie des éléments et de leur coût de réparation.
L’argent détenu dans le fonds de prévoyance permet au syndicat de faire les travaux nécessaires pour maintenir le bâtiment en bon état, et ce, peu importe la situation financière des copropriétaires au moment où une rénovation urgente et coûteuse a besoin d’être effectuée.
Les copropriétaires profitent par la même occasion de la mise en place de ce fonds puisque, lorsqu’il est suffisant, il leur évite de devoir payer une cotisation spéciale qui pourrait mettre en péril leur condition financière. La planification des sommes requises pour les travaux permet d’étaler les coûts sur une plus longue période grâce à des paiements mensuels et d’avoir un impact moindre sur les finances des habitants.
À quoi sert le fonds de prévoyance?
Comme mentionné précédemment, le fonds de prévoyance a pour but de financer les travaux qui devront être faits, à court, moyen ou long terme, dans l’immeuble.
Toutefois, il ne sert pas à subvenir à tous les projets de rénovation : il ne concerne que les réparations majeures ou le remplacement des parties communes de la copropriété. Le conseil d’administration doit donc déterminer et identifier clairement ce que signifient ces différents termes, soit :
- Qu’est-ce qui est considéré comme une réparation majeure?
- Quelles sont les parties communes de l’habitation?
Identification des parties communes
Pour établir les parties concernées, le conseil d’administration doit examiner la déclaration de copropriété, qui énonce les parties communes de l’immeuble, et le plan cadastral, qui montre les limites et les mesures de chaque lot.
Une identification vague ou déficiente pourrait causer une ambiguïté au moment de décider si les travaux à effectuer permettent au syndicat de piger dans le fonds de prévoyance. Il est donc essentiel de définir les parties communes de la manière la plus précise possible.
Définition des réparations majeures
En ce qui concerne les réparations majeures, l’article 1152 du Code civil du Québec les décrit comme « celles qui portent sur une partie importante du bien et nécessitent une dépense exceptionnelle ». Ce peut être le cas :
- Des poutres ;
- Des murs portants ;
- Du toit ;
- De l’enveloppe ;
- Des systèmes de chauffage, d’électricité ou de plomberie ;
- Etc.
Le syndicat peut s’inspirer de cette définition, ainsi que de ces exemples, et apporter plus de précision pour cibler les types de travaux pour lesquels le fonds de prévoyance pourra être utilisé.
Quand doit-il être utilisé?
Il est important de savoir que le fonds de prévoyance sert uniquement à pallier les dépenses exceptionnelles, liées aux réparations majeures et au remplacement des parties communes.
Il ne peut pas servir à payer :
- Les réparations mineures ;
- Les travaux d’amélioration ;
- Les frais d’entretien.
Il ne peut pas non plus être utilisé à d’autres fins, comme s’acquitter d’un déficit, payer des honoraires, etc.
Comment est constitué le fonds de prévoyance?
Selon l’article 1071 du Code civil du Québec, le fonds de prévoyance doit être constitué « en fonction du coût estimatif des réparations majeures et du coût de remplacement des parties communes ». Ces coûts doivent donc être évalués pour déterminer le montant nécessaire à accumuler.
La somme requise doit par la suite être assemblée par le syndicat. Celui-ci ne peut s’y soustraire, puisqu’il s’agit d’une obligation légale.
L’argent accumulé devient la propriété du syndicat. Lorsqu’un copropriétaire décide de vendre son unité privative, l’argent versé au fonds de prévoyance ne lui est pas remboursé.
Les montants versés dans le fonds de prévoyance doivent être déposés dans un établissement financier. Peu importe la stratégie de placement du syndicat, une partie de l’argent doit nécessairement demeurer liquide et être disponible à court terme, c’est-à-dire qu’elle doit être accessible dans un délai de 30 jours.
Si les sommes accumulées au fonds sont insuffisantes au moment d’effectuer les rénovations majeures requises, le conseil d’administration peut exiger une cotisation spéciale. L’assemblée des copropriétaires doit toutefois être consultée avant de prendre une telle décision.
Quelle est la contribution des copropriétaires?
En vertu de l’article 1064 du Code civil du Québec, la contribution de chaque copropriétaire au fonds de prévoyance, comme pour le reste des charges communes, est déterminée en fonction de la valeur relative de sa fraction. Cette contribution est généralement versée mensuellement, en même temps que le paiement des autres frais de condo.
Le Code civil du Québec établit que l’apport aux fonds de prévoyance doit représenter au moins 5 % de la contribution aux charges communes. Toutefois, cette proportion n’est qu’à titre indicatif.
Les coûts de remplacement et de réparation des parties communes doivent être considérés et ajoutés au calcul pour obtenir un montant réaliste. Ainsi, le minimum de 5 % est insuffisant selon les experts, bien que de nombreux syndicats se soient longtemps contentés de cette règle.
Pour changer cette manière peu judicieuse de procéder, des modifications ont été apportées à la loi. Elle prévoit dorénavant que les sommes à verser au fonds doivent être fixées sur la base des recommandations formulées à l’étude du fonds de prévoyance, dont il sera question un peu plus loin.
Le montant à verser doit aussi tenir compte de l’évolution de la propriété, notamment de l’argent disponible au fonds de prévoyance.
Le rôle du conseil d’administration dans l'établissement des frais de condo
Le conseil d’administration, premier organe du syndicat, exerce un pouvoir exécutif et décisionnel. Il est notamment responsable de la conservation de l’immeuble et doit préparer le budget prévisionnel de la copropriété. Il détermine à quel montant doivent s’élever les charges communes payables par les copropriétaires, ce qui inclut les sommes qui doivent être versées dans le fonds de prévoyance.
Le conseil d’administration a donc la responsabilité de calculer l’argent à investir dans le fonds, mais il doit également en assurer une gestion adéquate en ne l’utilisant que pour ce à quoi il est réellement destiné.
L’étude du fonds de prévoyance (loi 16)
Parce que le ratio de 5 % de la contribution aux charges communes est insuffisant pour assurer les besoins financiers réels de la copropriété, le gouvernement a rendu obligatoire la tenue d’une étude du fonds de prévoyance avec l’adoption du projet de loi 16.
Cette étude, qui doit être refaite tous les 5 ans, a pour but d’aider le syndicat à planifier le montant des dépenses à venir. De cette façon, lorsque des travaux importants devront être réalisés, les copropriétaires ne seront pas pris au dépourvu.
L’étude du fonds de prévoyance comporte une dimension physique, par l’évaluation de l’état du bâtiment et de la durée de vie des composantes, et une dimension financière, par l’estimation du coût de réparation ou de remplacement. Elle s’effectue généralement en quatre étapes :
- Inspection visuelle des composantes majeures de l’immeuble pour en déterminer l’état et la durée de vie ;
- Organisation des travaux à réaliser en priorité ;
- Évaluation des coûts de réparation ou de remplacement des parties communes ;
- Analyse des scénarios de contributions financières par les copropriétaires.
En plus d’être pertinente pour le maintien de l’état du bien immobilier, l’étude du fonds de prévoyance est aussi une étape indispensable au démarrage d’une copropriété, afin de créer un plan de financement à court, moyen et long terme.
Qui peut faire l'étude du fonds de prévoyance?
L'étude de fonds de prévoyance est un document qui doit être rédigé par un professionnel du bâtiment. Ce professionnel peut être :
- Un ingénieur ;
- Un architecte ;
- Un technologue.
Fonds de prévoyance, d’administration et d’auto assurance : quelle est la différence?
Les frais de condo sont nombreux et il n'est pas toujours évident de se retrouver parmi les différents fonds auxquels un copropriétaire se doit de contribuer. Chacun de ces fonds a un rôle qui lui est propre. Il est important de les distinguer.
- Le fonds d’administration a pour but d’administrer l’immeuble et de payer les frais courants, que ce soit les frais d’entretien, les tâches administratives, etc. Il sert donc à gérer le quotidien de la copropriété.
- Le fonds de prévoyance, comme nous l’avons vu, sert plutôt à financer les travaux de réparations et de remplacements majeurs.
- Le fonds d’auto assurance, quant à lui, contribue à payer les différentes franchises à la suite d’un sinistre. Il ne doit être utilisé qu’en cas de réclamation à l’assureur.
Le carnet d'entretien
Réglementé par la loi 16, le carnet d'entretien de la copropriété agit en tant que registre de l'historique du bâtiment. Il s'agit, en quelque sorte, du curriculum vitae de la copropriété.
Ce document comptabilise l'ensemble des opérations effectuées sur l'immeuble, de même que les rénovations à venir. Il est donc un excellent outil pour les professionnels chargés d'effectuer l'étude du fonds de prévoyance.
Plus précisément, le carnet d'entretien doit comprendre toutes les informations suivantes :
- Historique de son site de construction ;
- Année de construction ;
- Date de réception des parties communes ;
- Liste des parties communes de l'immeuble, détaillant leur superficie et leur volume ;
- Années de la réalisation de travaux importants, incluant :
- Identification des entreprises ayant effectué ces travaux ;
- Plans, devis et garanties associés aux travaux ;
- Description technique de l'immeuble, comprenant :
- Plans d'architecture et d'ingénierie ;
- Plan cadastral ;
- Études techniques ;
- Dérogations accordées, le cas échéant ;
- Manuels d'entretien des équipements, des systèmes et composantes du bâtiment ;
- Stratégie d'entretien et de suivi.
Il n'est pas encore obligatoire en vertu de la loi, mais il demeure fortement recommandé. Les administrateurs de la copropriété qui s'en prévalent montrent aux futurs copropriétaires et aux occupants actuels qu'ils ont une bonne gestion, de même que le souci d'une bonne gouvernance.
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