Vous songez à acheter un condo sous peu? Il est fort probable que vous ayez entendu parler du syndicat de copropriété, lequel joue un rôle de premier plan dans la gestion et l’administration de l’immeuble dans lequel vous vivrez prochainement.
Avant de vous lancer dans cette nouvelle aventure, voici donc ce que vous devez savoir à son sujet.
Qui est membre du syndicat de copropriété?
À la base, un syndicat de copropriété est composé de l’ensemble des propriétaires. Ce faisant, dès que votre signature est apposée sur l’acte d’achat d'un nouveau condo, vous devenez automatiquement membre du syndicat.
À ce sujet, précisons qu’il est impossible pour un individu ne détenant pas le statut de copropriétaire d’être membre de ce regroupement. Ce faisant, ni le promoteur immobilier ni les créanciers hypothécaires ne peuvent en faire partie.
Hormis le fait de regrouper l’ensemble des copropriétaires, précisons que le syndicat est composé de deux entités distinctes : un conseil d’administration et l’assemblée des copropriétaires.
Avant d’aller plus loin dans la présentation de leurs rôles respectifs, définissons la mission du syndicat de copropriété, laquelle se décline en trois parties :
- La sauvegarde des droits afférents à l’immeuble et à la copropriété ;
- L’administration des parties communes ;
- La conservation de l’immeuble, incluant les parties privatives ainsi que les parties communes.
Le syndicat de copropriété comme personne morale
De façon plus générale, le syndicat de copropriété est reconnu comme étant une personne morale. Voilà pourquoi celui-ci possède une identité qui lui est propre et en vertu de laquelle il s’acquitte de ses obligations.
Cela signifie donc également qu’il possède son propre patrimoine et qu’il agit de façon indépendante par rapport aux membres qui le composent. En tant que personne morale, il peut donc aussi prendre action en justice s’il considère que cela est approprié et que les intérêts de la copropriété qu’il représente sont menacés d’une façon ou d’une autre.
Ensuite, mentionnons qu’un syndicat de copropriété peut aussi vendre ou acheter des parties privatives (s’il en est propriétaire évidemment) et même des parties communes, bien que cela doive se faire dans le respect de plusieurs conditions. Enfin, comme il agit en tant qu’entité distincte, celui-ci assume de façon indépendante les conséquences de ses actions.
Terminons en rappelant que la constitution d’un syndicat de copropriété est une obligation au sens de la loi. Voilà pourquoi la création de ce groupe suit automatiquement la publication de la déclaration de copropriété.
Le rôle du conseil d'administration
Pour devenir membre du conseil d’administration du syndicat, vous devez être élu par l’assemblée des copropriétaires (lequel désigne de facto l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble). Une fois ce poste obtenu, vous devrez assumer l’ensemble des obligations qui vous incombent, lesquelles sont d’ailleurs dictées par le Code civil du Québec ainsi que par la déclaration de copropriété.
Notons, au passage, que ces deux dernières instances encadrent également le rôle que doit assumer l’assemblée des copropriétaires.
Être membre du conseil d’administration s’accompagne d’un grand nombre d’obligations. Les voici donc :
- Élaborer le budget de l’année et les modalités de la contribution qui sera versée au fonds de prévoyance ;
- Organiser une rencontre par année avec l’assemblée des copropriétaires afin de les tenir au courant de la gestion des affaires de l’immeuble ;
- Agir en tant que représentant du syndicat ;
- Effectuer la gestion et la conservation des documents officiels ainsi que des registres de copropriété ;
- Faire preuve d’honnêteté et de transparence dans la gestion des affaires de la copropriété, tout en travaillant dans l’optique de servir le bien commun ;
- Faire en sorte que tous respectent les diverses règles fixées pour l’ensemble des copropriétaires ainsi que les nombreuses dispositions élaborées dans la déclaration de copropriété ;
- S’occuper de l’embauche du personnel requis pour l’entretien des aires communes de l’immeuble ;
- Effectuer les rénovations ou les réparations qui incombent à un copropriétaire qui refuse lui-même de les exécuter ;
- Comptabiliser avec rigueur les dépenses et les revenus de l’immeuble et ce faisant, s’assurer que les données financières soient à jour ;
- Garantir à tous une couverture d’assurance, laquelle doit s’appliquer autant aux parties privatives qu’aux parties communes.
Il est indispensable de mettre en évidence le fait que les administrateurs n’engagent pas leur responsabilité personnelle, sauf exception. D’ailleurs, sachez que certains syndicats ont recours à une assurance responsabilité pour éviter tout problème à cet égard.
L’assemblée des copropriétaires : son rôle et son droit de vote
Si le conseil d'administration possède manifestement une très large part du pouvoir décisionnel, il faut tout de même garder en tête que l’assemblée des copropriétaires a également son mot à dire sur plusieurs aspects.
En effet, cette dernière est consultée par le syndicat concernant les tenants et aboutissants du budget. Elle peut donc donner son opinion sur le sujet, bien qu’elle ne dispose pas de pouvoir décisionnel à cet effet. En outre, elle est en mesure de faire valoir son opinion concernant les changements qui pourraient être apportés à la déclaration de copropriété.
Enfin, elle possède aussi un droit de regard sur l’élection des administrateurs et peut :
- Jeter un œil sur les documents faisant état de la gestion effectuée par les administrateurs ;
- Destituer un administrateur en raison d’un défaut de paiement ;
- Ratifier les règles et mesures mises de l’avant par les administrateurs.
Soulignons que chaque membre de l’assemblée possède un droit de vote et que le poids de celui-ci n’est pas nécessairement le même d’un copropriétaire à un autre. En effet, la valeur du vote d’un copropriétaire est proportionnelle à celle de la partie privative qu’il détient.
Dans certains cas, il peut être requis d’obtenir une majorité absolue pour qu’une décision passe. Il s’agit toutefois d’une mesure le plus souvent réservée à trois figures de cas : la modification des dispositions de la déclaration de copropriété, la fin d’une copropriété ou bien des travaux requérant un investissement considérable.
Parfois, il peut être demandé d’atteindre une majorité renforcée (majorité supérieure à la valeur de la majorité absolue) ou une double majorité (regroupant donc un pourcentage particulier en nombre des copropriétaires présents ou non à l’assemblée ainsi qu’un pourcentage particulier des copropriétaires ayant le droit de vote).
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