Vous songez à acheter un condo sous peu? Il est fort probable que vous ayez entendu parler du syndicat de copropriété, lequel joue un rôle de premier plan dans la gestion et l’administration de l’immeuble dans lequel vous vivrez prochainement.
Avant de vous lancer dans cette nouvelle aventure, voici tout ce que vous devez savoir à son sujet.
Quel est le rôle d'un syndicat de copropriété?
Le rôle principal d’un syndicat de copropriété est d’assurer la gestion, la préservation et la protection de l'immeuble en copropriété. Il représente l’ensemble des copropriétaires et agit dans l’intérêt collectif.
Sa mission se décline en plusieurs responsabilités distinctes.
- Conservation et entretien de l'immeuble : il est notamment responsable de l’entretien, de la réparation et de la rénovation des parties communes de l’immeuble (corridors, stationnements, toiture, systèmes électriques et mécaniques, etc.).
- Administration financière : il gère les finances de l'immeuble, incluant le budget annuel, la réserve monétaire en cas de travaux et la perception des charges communes (frais de condo).
- Application des règlements de l’immeuble : il élabore et fait respecter les règlements de la copropriété (ex. : bruit, utilisation des parties communes, travaux permis, etc.).
- Représentation légale des copropriétaires : il agit comme entité légale pour représenter les copropriétaires dans les affaires juridiques, notamment lors de litiges avec des fournisseurs.
- Communication et transparence : il doit informer les copropriétaires sur les décisions prises, les états financiers, les projets futurs, les convocations aux assemblées générales, etc.
Est-ce obligatoire d'avoir un syndicat de copropriété au Québec?
Oui, la création d’un syndicat de copropriété est obligatoire dans le cadre d’une copropriété divise, dès le moment de sa constitution. Cette obligation est établie par la Loi sur la copropriété divise du Code civil du Québec.
Comment est-il créé?
Le syndicat est automatiquement formé dès la création de la copropriété divise et de la déclaration de copropriété qui l'accompagne. Lorsque cet acte est notarié et publié au Registre foncier du Québec, le syndicat est automatiquement constitué. Il devient alors une entité légale distincte, au même titre qu’une personne morale.
Une fois le syndicat créé, les copropriétaires doivent élire un conseil d’administration lors de la première assemblée générale, qui doit avoir lieu peu de temps après.
Qui sont les membres du syndicat de copropriétaires?
Le syndicat de copropriété est composé de l’ensemble des propriétaires. Ce faisant, dès que votre signature est apposée sur l’acte d’achat d'un nouveau condo, vous devenez automatiquement membre du syndicat.
À ce sujet, précisons qu’il est impossible pour un individu ne détenant pas le statut de copropriétaire d’être membre de ce regroupement. Ce faisant, ni le promoteur immobilier ni les créanciers hypothécaires ne peuvent en faire partie.
La structure décisionnelle du syndicat
Le syndicat de copropriété se compose de deux structures distinctes :
- Le conseil d'administration, qui s'occupe des opérations quotidiennes ;
- L'assemblée des copropriétaires, qui adopte les règlements et définit les orientations générales de la copropriété.
Cette structure décisionnelle bien définie assure une gouvernance efficace, en combinant les responsabilités exécutives du conseil d’administration et le pouvoir de contrôle exercé par l’assemblée des copropriétaires. Une collaboration harmonieuse entre les deux est essentielle pour préserver la valeur et la qualité de vie dans l’immeuble.
1. Le conseil d'administration
Le conseil d’administration est l’organe décisionnel clé du syndicat de copropriété. Ses membres, élus par l’assemblée des copropriétaires, sont chargés de gérer les affaires courantes et stratégiques de l'immeuble, conformément au Code civil du Québec et à la déclaration de copropriété. Leur nombre varie en fonction de la taille de la copropriété.
Les membres du conseil d'administration se rassemblent fréquemment pour discuter des affaires courantes de la copropriété et prendre des décisions importantes. Celles-ci sont généralement déterminées par un vote majoritaire des membres présents.
Rôles et responsabilités
Les membres du conseil d’administration ont des obligations importantes, dont les suivantes.
- Élaboration et gestion du budget : préparer le budget annuel, déterminer les contributions aux frais communs et alimenter le fonds de prévoyance.
- Organisation des assemblées générales : tenir au moins une rencontre annuelle avec l’assemblée des copropriétaires pour rendre compte de la gestion de l’immeuble.
- Représentation légale du syndicat : agir au nom du syndicat dans toutes les démarches juridiques et administratives.
- Gestion administrative : maintenir les documents officiels et registres à jour, incluant les états financiers, les contrats et le carnet d’entretien.
- Respect et application des règles : s’assurer que tous respectent les règlements de la copropriété et les dispositions de la déclaration de copropriété.
- Entretien des parties communes : embaucher le personnel nécessaire, gérer les fournisseurs et superviser les réparations et rénovations.
- Surveillance des travaux individuels : intervenir en cas de défaut d’un copropriétaire à effectuer des réparations obligatoires affectant les parties communes.
- Transparence financière : comptabiliser avec rigueur les revenus et dépenses, et garantir l’accès à des états financiers à jour.
- Assurance obligatoire : souscrire à une assurance couvrant les parties communes et privatives, et s’assurer qu’elle demeure valide et adéquate.
2. L’assemblée des copropriétaires
Bien que le conseil d’administration joue un rôle central dans la gestion de la copropriété, l’assemblée des copropriétaires conserve un pouvoir significatif sur certains aspects stratégiques.
Rôles et pouvoirs
L'assemblée possède un droit de regard et peut faire valoir son avis sur de nombreuses décisions relatives à la copropriété.
- Consultation sur le budget : l’assemblée est informée du budget annuel et peut donner son opinion, même si elle n’a pas de pouvoir décisionnel direct à ce sujet.
- Modification de la déclaration de copropriété : toute modification à la déclaration de copropriété nécessite l’approbation de l’assemblée.
- Supervision et contrôle : l'assemblée peut examiner les documents préparés par le conseil d’administration, destituer un administrateur en cas de manquement et ratifier les règlements adoptés.
Droit de vote des copropriétaires
Chaque copropriétaire a un droit de vote à l’assemblée, mais le poids de son vote est proportionnel à la valeur relative de sa partie privative dans l’immeuble.
Certaines décisions importantes nécessitent des majorités spécifiques :
- Majorité absolue : requise pour des décisions comme la modification des dispositions de la déclaration de copropriété, la fin d’une copropriété ou bien des travaux requérant un investissement considérable.
- Majorité renforcée : une majorité supérieure à la valeur de la majorité absolue.
- Double majorité : regroupe un pourcentage particulier en nombre des copropriétaires présents ou non à l’assemblée, ainsi qu’un pourcentage particulier des copropriétaires ayant le droit de vote.
La gestion financière du syndicat
La gestion financière est l’une des responsabilités les plus importantes du syndicat de copropriété. Le budget de l'immeuble repose sur trois principaux fonds, chacun ayant une fonction bien précise :
- Le fonds d’opération ;
- Le fonds de prévoyance ;
- Le fonds d’auto assurance.
La contribution de chacun des copropriétaires à ces charges communes est calculée en fonction de leur quote-part.
Le fonds d'opération
Le fonds d’opération couvre les dépenses courantes liées à la gestion quotidienne de la copropriété, telles que :
- Les frais d’entretien des parties communes (nettoyage, déneigement, entretien paysager).
- Les factures de services publics (électricité, chauffage des espaces communs).
- Les honoraires des gestionnaires ou des administrateurs externes, si applicables.
Une gestion rigoureuse du fonds d’opération est essentielle pour éviter des déficits financiers ou une augmentation soudaine des frais.
Le fonds de prévoyance
Le fonds de prévoyance est une obligation légale au Québec et joue un rôle crucial pour la durabilité de l’immeuble.
Cette réserve monétaire, en liquide et disponible à court terme, sert à assurer le financement des travaux majeurs et des réparations importantes, comme :
- Le remplacement de la toiture.
- La réfection des systèmes électriques ou de plomberie.
- La modernisation des ascenseurs.
Le syndicat doit constituer et maintenir un fonds de prévoyance en prélevant un pourcentage des frais de condo payés par les copropriétaires. Ce pourcentage est fixé en fonction d’une analyse appelée étude du fonds de prévoyance, qui évalue les besoins futurs de la copropriété. Cette étude est obligatoire depuis l'entrée en vigueur de la loi 16, en 2020.
Un fonds de prévoyance insuffisant peut entraîner des cotisations spéciales imprévues pour les copropriétaires, ce qui peut s’avérer coûteux et stressant.
Le fonds d'auto assurance
Instauré par la loi 141, le fonds d'auto assurance vise à couvrir les franchises d’assurance de l’immeuble en cas de sinistre.
Pourquoi ce fonds est-il important? Tout simplement parce que les polices d’assurance des copropriétés comprennent souvent des franchises élevées. En cas de dommages aux parties communes (par exemple, une inondation ou un incendie), le syndicat doit avoir les liquidités nécessaires pour payer ces franchises.
Conformité du syndicat : les obligations à respecter
Pour assurer une gestion transparente et efficace, le syndicat de copropriété doit se conformer à plusieurs obligations légales et administratives. Ces responsabilités visent à protéger les intérêts des copropriétaires et à maintenir l’immeuble en bon état.
La déclaration de copropriété
La déclaration de copropriété est un document légal incontournable pour toute copropriété divise. Elle agit comme un contrat qui encadre les droits et obligations de chaque copropriétaire et du syndicat.
La déclaration de copropriété comprend notamment les informations suivantes :
- La description détaillée de l’immeuble, incluant les parties communes et privatives ;
- Les règles de vie commune (règlement de l’immeuble) ;
- Les modalités de gestion financière, notamment les contributions au fonds de prévoyance et au fonds d’auto assurance ;
- Les responsabilités de chaque copropriétaire et du syndicat.
Le syndicat doit veiller à respecter les dispositions de la déclaration et à mettre à jour ce document si des modifications importantes surviennent, par exemple en cas de travaux majeurs ou de révision des règlements.
Tenir un registre et conserver les archives
La gestion documentaire est une autre obligation clé du syndicat. Il doit entre autres conserver les traces des documents suivants :
- Les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires ;
- Les états financiers annuels et les budgets prévisionnels ;
- Les contrats liés à l’entretien et aux services (ex. : déneigement, réparation) ;
- Les rapports d’inspection et d’entretien de l’immeuble.
Ces registres doivent être accessibles aux copropriétaires, qui ont le droit de consulter les documents relatifs à la gestion de la copropriété. Une mauvaise tenue des archives peut exposer le syndicat à des conflits ou des poursuites.
Assurer la valeur de reconstruction de l'immeuble
Le syndicat est légalement tenu de souscrire une assurance couvrant la valeur de reconstruction de l’immeuble. Cette couverture est essentielle pour protéger les copropriétaires en cas de sinistre majeur (incendie, explosion, tremblement de terre, etc.).
Une protection bien adaptée garantit que l’immeuble pourra être reconstruit ou réparé à l’identique sans imposer de coûts démesurés aux copropriétaires. À l'inverse, l’absence de cette assurance pourrait entraîner des pertes financières considérables et une diminution de la valeur des unités.
Le montant assuré doit être révisé régulièrement pour tenir compte des variations du coût de construction et de la valeur des matériaux.
L'assurance responsabilité civile
Outre l’assurance couvrant la valeur de reconstruction, le syndicat doit également contracter une assurance responsabilité civile.
Cette protection vise à couvrir les dommages corporels ou matériels causés à des tiers (par exemple, un accident survenu dans une partie commune). Elle protège également les administrateurs du syndicat en cas de réclamation liée à leur gestion, réduisant ainsi leur responsabilité personnelle.
Le montant de la couverture doit être suffisant pour répondre aux normes en vigueur et aux risques spécifiques de l’immeuble.
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