Au Québec, le rôle du notaire est multiple. On peut en effet avoir recours aux services de ce professionnel dans plusieurs situations, que ce soit pour planifier notre succession ou nous accompagner dans un projet immobilier.
Il faut toutefois savoir que ces experts du droit ne peuvent pas exercer leur métier sans être préalablement inscrits au tableau de l’Ordre et obtenir leur permis d’exercice, délivré par la Chambre des notaires du Québec.
Voici ce que vous devez connaitre sur cette organisation.
Qu’est-ce que la Chambre des notaires du Québec (CNQ) ?
La CNQ est un ordre professionnel qui regroupe près de 4 000 notaires, issus de partout dans la province. Elle est composée de :
- La Présidence, qui est la première autorité chargée de la gouvernance de l’Ordre. Le président exerce son rôle à temps plein et de manière exclusive. Il représente la Chambre et en est le porte-parole, ainsi que celui du Conseil d’administration.
- Le Conseil d’administration, qui a pour but d’exercer les pouvoirs et les prérogatives de l’Ordre.
- Plusieurs comités, parmi lesquels les notaires peuvent assurer la mission de la Chambre et prendre activement part aux enjeux collectifs (ex. : comité d’enquête, de placements, etc.).
Il est possible de consulter les différents comités existants sur cette page.
Quelle est la mission de cet ordre professionnel ?
La mission de l’Ordre comporte plusieurs aspects. Elle consiste notamment à protéger le public en promouvant l’accès à la justice préventive, en encourageant l’évolution du droit et en contribuant à l’excellence de la pratique notariale.
La confiance des citoyens est au cœur de leurs préoccupations. C’est pourquoi une grande partie de leur énergie est déployée au quotidien dans le maintien de leurs valeurs organisationnelles, telles que l’orientation du client, la collaboration et la rigueur.
Les rôles de la Chambre
Comme la plupart des ordres professionnels, la CNQ ne se contente pas d’intervenir sur un seul niveau de la pratique notariale. Voici d’ailleurs un bref aperçu des principales fonctions qu’elle exerce.
Encadrer les services offerts par les notaires
Pour être en mesure de remplir sa mission, la Chambre veille à ce que les notaires partout dans la province respectent leurs obligations professionnelles et offrent un service de qualité au public. Pour ce faire, elle agit sur quatre niveaux :
- La prévention ;
- La formation professionnelle ;
- La discipline ;
- L’information.
En ce qui concerne l’aspect de la prévention, l’Ordre s’assure de contrôler l’exercice de la profession de notaire grâce à des visites et inspections rigoureuses. Il diffuse aussi plusieurs documents essentiels au maintien de la qualité des services, que ce soit des guides ou des normes de pratique, ou des lignes directrices destinées à ses nombreux membres.
Du côté de la formation, la CNQ est responsable de superviser l’admission des candidats, ainsi que leur formation préalable et continue. Elle établit les exigences relatives à la pratique du notariat et s’assure de la mise à jour et du développement des compétences requises pour obtenir le droit d’exercer dans la province.
Pour garantir que tous les experts respectent bel et bien les normes mises en place, ainsi que toute la réglementation éthique et déontologique, l'ordre professionnel surveille tout doute d’exercice illégal ou d’usurpation de titre. De cette façon, il assure la discipline au sein de la profession.
Au niveau de l’information, l’organisation diffuse divers communiqués, aux notaires et au public, et traite les demandes de renseignement de toute nature.
Certifier l’authenticité d’un document notarié
Vous devez faire reconnaitre un document juridique à l’étranger ou authentifier la signature d’un notaire ? La Chambre des notaires du Québec peut vous aider en ce sens.
En effet, le secrétaire de l’Ordre est autorisé à certifier la signature d’un notaire comme originale, que le professionnel soit un membre actuel ou non de la Chambre, et que son nom soit apposé sur un document notarié ou non. Une fois le dossier analysé, un certificat d’authenticité est joint au document.
Ce certificat vise non seulement à confirmer que la signature originale correspond bel et bien à celle d’un notaire autorisé par l’Ordre, mais il établit également sa qualité d’expert.
Notez toutefois que l’organisation ne peut pas certifier la signature d’un avocat ni celle d’un commissaire à l’assermentation. Son champ d’expertise se limite au notariat.
Permettre la recherche testamentaire
Un être cher est décédé et vous ne savez pas s’il a pris des dispositions testamentaires ? Il est possible de vérifier l’existence d’un testament au nom du défunt en faisant une recherche testamentaire auprès du registre de la Chambre des notaires du Québec. Il vous faudra également faire une demande de recherche auprès du Barreau du Québec.
Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez aussi vous adresser au notaire de votre choix, afin qu’il entame les demandes de recherche à votre place.
Une fois les démarches effectuées, un certificat de recherche vous sera délivré. Celui-ci vous indiquera le dernier testament inscrit au registre et les coordonnées du notaire ayant certifié l’acte, s’il y a lieu. Vous pourrez ainsi contacter le professionnel directement pour obtenir une copie du testament.
Advenant que la recherche de testament s’avère infructueuse, d’autres démarches devront être entreprises avec votre notaire pour procéder à la succession. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter Décès sans testament : quoi faire avec la maison et l’hypothèque ?
Offrir des recours au public en cas de besoin
Parce que la protection du public est au cœur de la mission de l’organisation, celle-ci a mis en place de nombreuses mesures de recours, visant à défendre les citoyens contre plusieurs fautes professionnelles.
En cas de manquements déontologiques…
Toute personne ayant des doutes raisonnables qu’un notaire ait fait preuve d’incompétence, de négligence ou de manquement à ses devoirs et obligations peut exercer un recours. Une demande peut être soumise au Bureau du syndic, afin que celui-ci évalue s’il y a eu une faute de conduite, un manque d’intégrité ou toute autre dérogation au code déontologique de la profession.
Si aucune plainte n’est déposée à la suite de l’enquête, la personne peut se tourner vers le Comité de révision, pour solliciter une seconde opinion, ou déposer une plainte au Conseil de discipline.
En cas de faute ou d’erreur professionnelle…
Un individu ayant subi directement des dommages à la suite d’une faute ou d’une erreur commise par un notaire peut faire une réclamation au Fonds d’assurance-responsabilité professionnelle de la Chambre des notaires du Québec (FARPCNQ).
En cas d’utilisation inappropriée des sommes reçues…
Si un individu constate que le notaire à qui il avait remis des sommes a utilisé l’argent dans un autre but que celui requis dans le cadre de l’exercice de sa profession, il est invité à signaler l’incident. Le fonds d’indemnisation pourrait alors le dédommager, jusqu’à concurrence de 100 000 $.
En cas d’exercice illégal de la profession…
Toute personne pratiquant le métier de notaire, mais n’ayant pas les compétences et la reconnaissance exigées pour le faire, peut être poursuivie au pénal par la Chambre, afin de mettre fin à l’exercice illégal du notariat. En cas de doute, le public est invité à dénoncer la situation à l’Ordre pour ouvrir une enquête.
En savoir plus sur la profession de notaire
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