Vous êtes un travailleur indépendant? Vous avez votre propre compagnie? L’une des situations les plus frustrantes à laquelle vous serez peut-être confronté est celle où un client ne vous paie pas pour les services que vous avez fournis. Il est donc important de connaitre les recours qui s’offrent à vous et les démarches que vous devrez entreprendre.
Un client qui refuse de vous payer peut non seulement avoir un impact financier sur votre entreprise, mais aussi causer des retards dans vos opérations et affecter votre moral. En suivant les quelques étapes qui suivent, vous pourrez cependant gérer cette situation délicate de manière professionnelle et efficace.
1. Avisez votre client qu’il a une facture impayée
La première étape consiste à maintenir une communication proactive avec votre client. Après tout, celui-ci est peut-être de bonne foi et le non-paiement pourrait résulter d’une simple confusion, d’un retard de traitement ou d’autres problèmes administratifs. Il vaut donc mieux conserver une bonne relation que de passer immédiatement aux accusations.
Avant de sauter aux conclusions, contactez votre client par le biais d’un appel téléphonique, d’un courriel ou d’une rencontre en personne pour vérifier l’état du paiement et les raisons du retard. Lorsque vous en saurez plus sur la raison pour laquelle il n’a pas acquitté la facture à temps, vous serez en mesure d’évaluer la situation et prendre les mesures appropriées.
Dans tous les cas, assurez-vous toujours d’avoir des preuves de votre travail et des accords de paiement convenus pour appuyer votre demande.
2. Envoyez des lettres et des appels de relance
Votre première tentative de contact n’a pas reçu de réponse? N’hésitez pas à envoyer une ou plusieurs relances. Essayez idéalement toutes les méthodes de contact disponible. Si le client n’a pas répondu par courriel, il vous répondra peut-être par téléphone ou vice-versa.
Conservez un ton professionnel et respectueux dans vos communications. Précisez la période pendant laquelle le paiement aurait dû être effectué et donnez au client la possibilité d’expliquer tout problème éventuel de son côté. Évitez d’accuser le client ou d’insinuer qu’il est malhonnête : les gens n’aiment pas se faire traiter ainsi et vous diminuerez vos chances d’en arriver à un règlement à l’amiable.
Évitez tout de même de perdre votre temps à cette étape. Si après deux ou trois tentatives, vous n’obtenez toujours aucune réponse, il est temps de passer aux démarches plus sérieuses pour obtenir réparation.
3. Envoyez des rappels de paiement écrits
Si les relances ne donnent pas les résultats espérés, envoyez des rappels de paiement formels, sous forme de factures ou de lettres. Assurez-vous d’y inclure tout renseignement pertinent au dossier : le montant dû, les conditions et l’échéance de paiement, les détails du travail ou du service effectué, etc.
Mentionnez aussi explicitement les conséquences possibles d’une absence de paiement : des intérêts, des frais de retard, d’éventuelles mesures légales…
4. Rédigez une mise en demeure
Si les actions précédentes ne suffisent pas, l’étape suivante consiste à prendre les choses en main sur le plan juridique en produisant une mise en demeure. Ce document intime légalement le client à vous payer votre dû et vous permet de :
- Lancer une éventuelle poursuite ;
- Marquer le moment à partir duquel les intérêts légaux sont comptabilisés ;
- Vous classer officiellement parmi les créanciers en cas de faillite du client.
Vous pouvez rédiger une mise en demeure vous-même ou faire appel à un professionnel du droit pour vous assister.
Pour obtenir une preuve que votre mise en demeure a été signifiée au client, il est recommandé d’utiliser le courrier recommandé, qui requiert une signature. Vous pouvez également recourir à un huissier, mais cela nécessitera de débourser plus d’argent.
5. Pensez à la médiation ou l’arbitrage
Vous pouvez également envisager de faire appel à la médiation, à l’arbitrage ou les deux pour vous aider à résoudre le conflit. La médiation peut aider à éviter des litiges coûteux et à trouver un compromis acceptable pour les deux parties.
6. Considérez entamer des recours légaux et faire appel à un avocat
Si les méthodes à l’amiable n’ont pas de résultat, vous pouvez finalement entamer des procédures légales pour récupérer l’argent qui vous est dû. L’agence de recouvrement ou les petites créances peuvent alors être des solutions à envisager. Un avocat spécialisé en litiges commerciaux pourra vous aider au besoin.
Vous devrez évidemment vous demander si les coûts de cette démarche en valent la peine par rapport au montant qui vous est dû.
7. Évaluez la situation et prenez des mesures préventives
Après avoir résolu le problème du non-paiement, prenez du recul pour évaluer ce qui a pu causer ce problème. Comment pourriez-vous minimiser les chances que cela se reproduise à l’avenir? Évidemment, vous ne serez jamais totalement à l’abri d’éventuels clients malhonnêtes, mais vous pouvez renforcer vos pratiques de gestion des contrats, clarifier les conditions de paiement dès le départ et suivre de près les échéances…
En terminant, le non-paiement des clients est évidemment une situation stressante et frustrante, mais il est important que vous appreniez à gérer la situation de manière professionnelle et méthodique. Commencez par une approche douce et compréhensive pour tenter de résoudre le conflit à l’amiable, mais n’hésitez pas à user des moyens à votre disposition si le besoin s’en fait sentir.
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