Gérer seul quelques propriétés avec les moyens du bord, ça reste faisable. Mais plus votre parc immobilier croît, et plus cela devient compliqué. Heureusement, la gestion locative est en pleine modernisation grâce à de nouveaux outils numériques.
Découvrez comment les nouvelles technologies peuvent vous faire économiser du temps et de l’énergie, et quelles sont les solutions qui s’offrent à vous.
Comment les nouvelles technologies peuvent-elles faciliter la gestion locative?
Peut-être utilisez-vous déjà des outils numériques pour votre gestion : un logiciel de tableau, des documents électroniques, une solution de sauvegarde en ligne, des paiements informatisés…
Si vous appréciez la tranquillité d’esprit que cela vous apporte, imaginez ce que ce serait si tous ces outils étaient centralisés.
Voici des aspects sur lesquels une plateforme de gestion de locative peut vous faciliter la vie :
Faire le suivi de vos finances
Jusque-là, vous deviez éplucher vos relevés bancaires, calculatrice à la main, pour vous assurer d’avoir bien reçu tous vos paiements?
Avec un logiciel de gestion, cela ne serait plus nécessaire. L’ensemble des informations sont compilées dans un rapport. Les paiements sont automatiquement rattachés au bon bail. Vous pouvez aisément identifier les locataires à relancer. Il est même possible de programmer des rappels à leur envoyer pour éviter tout retard.
Et comme il n’y a pas que les loyers à considérer lorsqu’il s’agit des finances d’un immeuble, les dépenses (taxes, travaux, sous-traitances…) peuvent également être renseignées pour leur suivi.
Conserver une trace écrite
Effectuer vos communications par l’intermédiaire d’un logiciel est le meilleur moyen d’en garder une trace de manière efficace et organisée. Vos échanges sont liés aux dossiers des locataires et triés par date. Il peut même être possible de programmer des accusés de réception.
De cette manière, en cas de litige, vous serez en mesure de trouver simplement et rapidement toute information saisie dans la plateforme : contrats, courriels, historique de paiement…
Une gestion simplifiée de la mise en location
Pour faire de la gestion locative, il faut avoir des biens à louer, mais il faut surout avoir des locataires. Un logement vacant, c’est une perte de revenus. Il est donc crucial d’être réactif lorsqu’un locataire vous informe de son départ.
Cela implique de publier une annonce, de trier les demandes, de recevoir les visiteurs et de finaliser la location par la signature d’un nouveau bail. Avec un logiciel, vous pourriez gérer l’étape des annonces et du bail en quelques clics.
Des données accessibles partout et en tout temps
La gestion immobilière est loin de se faire tranquillement assis dans un bureau. Entre les visites d’appartements et la coordination de l’entretien de l’immeuble, il faut régulièrement être mobile.
Mais même en déplacement, vous pouvez avoir besoin d’accéder à des informations administratives ou à des documents divers. Pour cela, il est bien plus aisé et plus sûr de consulter une application mobile que d’avoir à apporter avec vous votre porte-documents en tout temps. Déplacer un dossier, c’est le meilleur moyen de finir par le perdre.
Les fonctionnalités numériques utiles en gestion locative
Nous avons démontré que de recourir au numérique peut simplifier votre activité. Voyons à présent quelles sont les fonctionnalités les plus communes des plateformes de gestion locative pour vous aider à chaque étape :
Publier des annonces pour les logements vacants
Il est important de trouver rapidement un locataire lorsqu’un logement est vacant ou s’apprête à l’être. Certains logiciels de gestion locative peuvent vous accompagner dans cette démarche en vous permettant de créer simplement une annonce à partager sur différentes plateformes. De cette façon, vous gagnerez en efficacité et en visibilité.
Effectuer des enquêtes de crédit en ligne
Si vous faites partie des propriétaires précautionneux qui complètent le dossier des locataires potentiels par une enquête de crédit, alors vous apprécierez cette fonctionnalité offerte par certaines plateformes. Elle vous permettra de soumettre des enquêtes de crédit et d’obtenir des résultats en 24 heures.
Signer un bail numérique
Saviez-vous qu’un bail numérique a la même valeur qu’un bail papier auprès du Tribunal administratif du logement?
Avec un logiciel de gestion immobilière, vous aurez la possibilité :
- de générer le bail au format PDF;
- de le faire signer électroniquement;
- et de l’archiver directement sur la plateforme pour toute consultation ultérieure.
Percevoir les loyers
Les logiciels de gestion locative offrent l’avantage de proposer des solutions de paiements en ligne. Ainsi, la tâche récurrente qu’est la perception des loyers devient automatisée. Et grâce aux rapports qu’il est possible de générer, vous obtiendrez simplement une juste vision de l’état de votre trésorerie.
Rédiger des courriers officiels
Courriers de relance, rappel de l’échéance du bail, avis de travaux, avis d’augmentation du loyer… En gestion immobilière, vous êtes amenés à rédiger de nombreuses lettres légales et à caractère formel, destinées à informer votre locataire. Plusieurs logiciels permettent de créer des courriers personnalisés en quelques clics. Et comme vos autres informations, ils seront sauvegardés en ligne.
Envoyer des courriels ou SMS à l’ensemble des locataires
Outre la rédaction de courrier, ce type de plateforme vous simplifiera la tâche en vous permettant également de procéder à des envois groupés de courriel ou de SMS. Malgré un envoi groupé, les messages sont reçus de manière individuelle et dans le respect des données personnelles de chacun des locataires.
Trois exemples d’outils numériques qui facilitent la gestion locative
Les trois plateformes de gestion locative, présentées ci-dessous, ont été développées par des entreprises québécoises.
Plexflow
Plexflow est une plateforme centralisée dédiée à la gestion locative. Son application mobile est disponible sur IOS et sur Android.
Elle propose, entre autres, les fonctionnalités suivantes :
- Prélèvements automatiques des loyers;
- Baux électroniques;
- Courriels certifiés agissant à titre de courrier recommandé;
- Stockage infonuagique;
- Comptabilité intégrée;
- Envoi de courriels ou SMS;
- Gestion des demandes de services et de réparations;
- Soumission de vos documents d’impôt (Rl-31) en un temps record.
Le tarif et les fonctionnalités accessibles sont variables selon le nombre d’unités à gérer. Cette plateforme offre également une version gratuite jusqu’à 2 unités.
Bloc.Solutions
Bloc.Solutions est une plateforme de gestion de relations clients, avantageuse aussi bien pour les locataires que pour les propriétaires et les gestionnaires.
Elle permet d’avoir une vue d’ensemble de son parc immobilier et d’adopter une communication efficace avec ses locataires. Ces derniers peuvent se connecter à un espace personnel qui leur permet en tout temps d’avoir accès à leurs documents et d’échanger avec vous.
Cette plateforme est disponible en version gratuite ou en version pro au tarif de 1 $ par porte. Avec la version payante, vous pourrez bénéficier de conseils juridiques.
Building Stack
La plateforme Building Stack a initialement été créée par des gestionnaires immobiliers, spécialistes en technologie, pour gérer leurs propres propriétés.
Son développement a été axé sur les objectifs suivants :
- Automatiser les flux de travail quotidiens;
- Éliminer les tâches répétitives compliquées;
- Favoriser la croissance des entreprises immobilières.
La plateforme de base peut être complétée par un forfait marketing et un forfait communication. Cette formule intégrale est plutôt dispendieuse (399 $/mois), mais la plateforme permet d’adhérer gratuitement à une solution de paiement en ligne uniquement.
À partir de quand est-il bon d’opter pour un outil en ligne?
Il n’y a pas de volume de logements indiqué pour intégrer les outils technologiques à sa gestion locative. Mais des bénéfices peuvent déjà être constatés à partir de 10 portes. Alors n’attendez pas de perdre le contrôle de la situation! Un logiciel bien choisi est un allié précieux qui vous aidera à dégager du temps pour développer votre activité.
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